Planilhas + Sistema ERP + Confiança: é assim que você faz a Gestão de Despesas da sua empresa?

Planilhas + Sistema ERP + Confiança: é assim que você faz a Gestão de Despesas da sua empresa?

Planilhas + Sistema ERP + Confiança: é assim que você faz a Gestão de Despesas da sua empresa?

Pode parecer surreal, mas muitas empresas geram suas despesas baseadas no combinado: planilhas de Excel + sistema ERP que a empresa utiliza + a confiança de que todos os envolvidos cumpram as políticas e regras estabelecidas em cada processo.

No post de hoje, você vai conferir as 10 ações mais comuns que impactam diretamente na receita das empresas:

  • 1- Papéis e Processos manuais: sem a utilização de um sistema de Gestão de Despesas, o gasto com papéis e a quantidade de processos manuais são crescentes
  • 2- Ausência de Políticas: quando a empresa não adota uma política para suas despesas, abre enormes precedentes para perda de recursos
  • 3- Descontrole no tempo de conciliação de processos: quanto menos otimizado o processo, maior a possibilidade de erros e atrasos na entrega dos recursos e conciliações, o que acarreta no aumento de seu prazo de conclusão
  • 4- Atividades operacionais e pouco gerenciamento: muitos processos, muitas pessoas envolvidas, muito stress e pouca organização
  • 5- Descontrole nas conciliações de cartão de crédito: processos manuais, morosidade, passível de erros
  • 6- Gestão complexa e morosa: quando não utilizado um sistema que otimize o tempo do workflow, os processos tornam-se intrincados, devido à lentidão com que o fluxo segue, principalmente se envolverem muitos aprovadores e conferentes
  • 7- Workflows demorados: sem um sistema de gestão, as etapas de seu fluxo tornam-se desnecessariamente confusas e sem padrão. Os processos tendem a ficar estagnados em uma etapa, prejudicando o favorecido que pode não receber o adiantamento solicitado ou não obter o reembolso de um gasto feito durante uma atividade de trabalho e, principalmente, a empresa, que perde o controle do recebimento dos valores de devolução de pagamento de seus colaboradores
  • 8- Risco de falhas humanas: quando a responsabilidade recai integralmente sobre pessoas, o risco de cometer falhas é grande e isto acarreta em retrabalho e perda para a empresa
  • 9- Organogramas inflados: muitas pessoas param suas atividades para revisarem estas funções ou organizarem da melhor forma os processos. Se a empresa diminui os processos manuais, ganha em gestão, segurança, auditoria e visão analítica de todas as etapas
  • 10- Demora para obter adiantamentos e reembolsos: gera descontentamento geral – tanto da empresa quanto de seus funcionários – e stress.

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Até a próxima semana!

 

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